选择适合的视频会议系统要从企业自身需求出发。从建设投入和组成部分来考虑，视频会议系统可分为硬件视频会议系统和软件视频会议系统两类。硬件视频会议需要搭建一套专门的系统，其中主要包括多点控制器和会议终端；而软件视频会议相对会简单一些。
 
    硬件视频会议系统可实现高品质会议效果，还可通过高集成度的一体化终端设备完成所有功能，无需另配其他硬件和软件设施，即插即用、使用简单。
 
    基于电脑的软件视频会议系统主要通过软件来实现。能够提供较好的电子文档阅读、传送数据、协同办公等功能，并且具有建设成本低的优点。虽然软件本身费用低，但开视频会议时还要用到电脑、单独的视音频采集设备（如摄像头、耳麦）以及操作系统等相关基础软件，加上软件安装和维护，也有一定的成本。
 
    总体看来，硬件视频会议系统适合大型会议的会议室，软件视频会议系统更适合个人办公（基于现有办公电脑）。硬件视频会议系统速度快捷、传输效率高、保密性强，但费用昂贵，例如，建立一套运行在IP局域网上的高质量高清视频会议系统，可接入20个分会场，最多支持50个客户端接入，使用电子白板，方便主会场与重要分会场进行协同办公。整个系统软件、硬件及硬装的投入大概在300万元左右，更适合业务往来频繁，分支机构众多的大型企业。
 
    而对于众多中小企业来说，软件视频会议系统的特点是价格低廉。配置一套软件视频会议系统，其接入客户端数目完全由主机的处理能力和网络的承载能力决定，实现的功能也与硬件系统不相上下。如果不考虑电脑与视频采集设备的支出，预算完全可以控制在万元之内。但目前软件视频会议系统面临速度慢、部分产品性能不太稳定等缺点。从当前的市场销售额来看，硬件视频会议系统市场和运营市场，显然还占据着市场的绝对优势，而软件视频会议系统和运营市场的发展也正蓬勃兴起，市场容量和前景非常广阔。
 
    视频会议系统的接入方式是建设视频会议时考虑的又一重要因素，不同的接入方式直接决定了视频会议的体验效果。视频会议系统按数据传输方式可分为专网专线的传输方式和基于互联网的IP网络传输方式。
 
    两类传输方式各有所长。视频会议系统建在专网专线上，可以保证会议质量，但专网建设投入成本较大，租用一条带宽为10mb（兆比特）专线，一般月租金都在6万元到8万元左右，专网专线使高清视频会议成为可能。高清视频会议系统主要是指清晰度达到720P或者1080P的视频会议系统。其优势在于高分辨率使画质更清晰、流畅；可以使更多的与会者出现在画面中；能够清晰地显示细节内容，提高参会者的沟通效率。
 
    比高清视频会议效果更好的则是网真视频会议，它可以提供真人大小、超高清晰度的视频图像，让参会者有身临其境的感觉。国内厂商开发的网真系统，可实现两个会场视频会议，价格在300万元，而思科报价大概在500万元人民币一套。
 
    而基于互联网的IP网络视频会议系统，主要优点是投入成本低，一条2mb带宽的普通ADSL月租金基本都在200元以下，同时灵活可变，易于升级改造。主要弊端在于IP网络不稳定，会议质量不能得到充分的保证，广泛应用于缺乏专网的中小企业用户。目前互联网发展突飞猛进，便宜的ADSL线路也能够提供384Kbps以上的带宽，这样的带宽已经可以满足普通视频会议清晰、流畅的应用效果。
 
    视频会议系统建设后期维护也相当重要，会议室施工、网络流量、系统维护等后期费用加起来可能是前期设备投入的10倍。因此，选择过硬的视频会议解决方案就显得尤为重要。随着技术的日渐成熟和在市场中的不断锤炼，我国的通信运营商和本土视频会议解决方案提供商都已经能够提供高水平的集成服务，也开发出了高水平的高清视频产品，相比国外厂商的产品性价比更高。
 
    对于无力承担这些维护费用的企业来说，视频会议租赁服务则是一个不错的选择。视频会议租赁，对于用户来说不仅避免了企业信息化投入的风险，缩短了项目周期，后期的管理和维护成本也全都不需要了。同时，租赁形式还带来了更为灵活的资费模式，可以实现包月、包年甚至按次收费，从单次视频会议租赁服务来看，一般两地各50人两小时左右的视频会议，租赁价格约在2000元左右。目前，国内运营商已经着手做这方面的租赁运营，比如中国电信在北京、上海等城市都开通了视频会议租赁业务，凤凰卫视在上海世博会的直播间也采用了中国电信的系统进行现场直播。
 
    让视频会议为我们提供更好的服务才是我们建设视频会议的目的。在带给我们远距沟通方便、快捷的同时，量力而行，从自身的需求出发建成的视频会议，才能发挥它最大的效用。