如何完成一场最佳的演示(二）

    在演示文稿前先确认各项装备都能正常运作，在路途中可以先练习各种状况，并且早一点出席会场，这样可以从容地打开行李进行准备工作，万一碰到问题也还来得及处理。在小型演示文稿场合中，请在开始演示文稿前先确认观众的视线从何而来。设计一流的演示文稿即是遇到演示文稿者站在屏幕前，也不会让观众因此看不清楚演示文稿内容。


    务必关上你的手机、呼机和任何无线装备，这样你才不会被自己的装备来打断演示文稿。可能的话，请将室内的灯光调暗一点，这可以让大家的目光聚集到你的演示文稿上。如果想要让你所站的地方更能吸引众人的目光，将室内灯光关掉也是个好办法，而且这也能让投影机投射的影像品质更佳。多媒体效果固然有用，但万一使用错误会产生反效果，因此使用音效、视讯与动画要有分寸，而且也有品味。为预防所制作的多媒体效果不合观众胃口，要有备份方案以供运用。


    记得在演示文稿前将笔记型计算机的省电功能关闭；要不然系统可能会在你讲话过程中进入睡眠模式，这会让整个演示文稿看起来既不专业，让系统回复至正常模式又要花上一段等待时间。如果你了解台下某几位观众的感觉攸关着整个演示文稿的成败，记得适时看着他们或听取他们的意见。但可不只顾着那些VIP，而忽略了其它观赏演示文稿的人们，两者之间要取得平衡。


    在黑板上写字会让你有着中学教师的感觉，如果有可能的话，准备一块白板或大型书写纸与马克笔，你可以随时将重点项目写在上面，或是画个简图做进一步的解释。同样的道理，影片中也不要一片字海。讲话的注意事项 - 简洁有效的语言是好演示文稿必备条件。严禁不停地看着自己的手表，这非常不礼貌。你可以用感觉计算每张演示文稿所耗用的时间，或是设定笔记型计算机画面下方的工具列显示时间。

    掌握正确的节奏，步调是演示文稿成功的重要关键，记得以正确的速度进行，并且避免发表冗长的前言，而让观众有机会感到厌烦；整个演示文稿的内容要针对目标，不要让演示文稿速度拖拖拉拉。让你的眼光经常跟台下的观众接触。遇到有许多观众的场合时，记得要不时用眼光扫瞄整个会场，这样会让每个观众不会感到被冷落，同时也能发现任何一个想要提出问题的观众。

    在要回答问题前，要有耐心听完整个问题，而且在回答完第一个问题后，要让其它观众觉得提出问题是件很轻松自在的差事。不要让过多的问题导致整个演示文稿脱出运作轨道；如有必要的话，可以等到演示文稿完后才一一加以回答。


    要给观众有时间记录心得，这也能帮助人们记住你到底说了什么。如果现场有人拼命地提笔疾书，那么请放慢你的讲话速度或是稍待片刻，让他追上你的步伐。使用小抄的时间不要过多，而且不要只是将演示文稿的内容念出来而已，记得为这些信息加入一些比较与趣闻。如果你发现台下观众都心不在焉时，不妨询问一个问题藉以带出下一张演示文稿。讲话的声调要有变化，声音的音色与抑扬顿挫要自然，但不要让这场演示文稿沦落成一场话剧。善用你的肢体语言，但也不要秀过头，因为这可能会让观众分心或是对你有错误的印象。最高明的吸引观众技巧就是坚持到最后，所以除非整个演示文稿已经结束，而且所有询问的问题都已经回答完毕，否则绝对不要有收拾装备的举动。

 文摘（2001.09)