如何完成一场最佳的演示？

制作前的准备
　　


优秀的演示文稿者都知道下面三个成功的要诀：事先准备、不断练习与认真表演，永远记得表演前的准备是最重要的。如果没把握，那么就简单一点。没必要的话，少用视讯与声音等特效，而且绝对不要用小道具或唬人的花招。不管那些新科技伎俩能做到什么效果，如果你觉得用起来不顺手，那就不要用吧！遇到时间已经约定好的演示文稿场合时，记得留下充分的软硬件设定时间，往返交通时间也一并计算其中。计算所讲的内容与时间，让每分钟所讲的字数维持不要太多，并且多留一点时间以便遇到需要翻译的场合。如果确定演示文稿场地有提供投影机或显示器，那么请考虑将演示文稿内容储存于一台笔记本电脑中。做好心理准备，不管你已经练习多少次，就是有可能装备会出问题，因此将演示文稿档案备份至软盘片上，并且带着打印出来的演示文稿内容与投影片，以便紧急状况时还有拯救的余地。

演示文稿注意事项

口语化那样简单，一份成功的演示文稿会有着以逻辑渐进的内容，刚开始会有一份简介，接下来是有关你想阐述的内容，并且包含有一系列的相关主题，不要忘记最后一定要放置如何与你联络的方式。不要一成不变，要为各种场合设计不同的基本演示文稿样式，以避免下面的人感觉到都是老生常谈，并且记得将相关公司名称放置于第一页演示文稿中：针对特定的观众或相关领域，最好能放入适当的事实内容或图片。不要过于夸张，太过于强调资料往往会陷入统计学上的迷思，统计资料应该是清楚易懂，而非令人混淆不清，所以要让统计图表保持简单清爽，简单易懂并且一目了然。要留些时间给人询问与回答，以建立起跟观众的互动关系。并且一开始就要让观众知道你是否能接受不定时提出问题发问？还是你喜欢演示文稿尾声再一起提出询问？注意场合，面对观众的需求，记得要有弹性并且知道他想要的是什么，有时候在严肃的商业主题中来一段幽默对话颇受好评。另一方面，面对大型演示文稿场合，规规矩矩的表达方式还是比较好，Q&A的时间也记得留多一点。

现场的设备问题

演示文稿装备需要环境支持，请先确定演示文稿场合的电源插座是否为三孔式设计(第三孔担任接地的功用)：如果可能的话，最好随身带着一条性能优良的并且长度足够的延长线插座。投影机的画面最好不要直接投射在墙上，如果想在会议室内的墙壁上投射你设计的精美演示文稿，最好记得携带一支小型可卷动式的白色显示屏，虽然这会让整个装备安装时间增加一点(整个行程所携带的重量也会多一点)，但它看起来的专业形象与投影品质绝对值得这样做。注意灯泡使用时间，随时注意投影机的灯泡使用时间，并且加以记录(有许多新机种能记录并显示灯泡的使用时间)，并且定期察看该灯泡的使用寿命是否已经快要完毕。当到达其寿命的90%使用时间时，最好将其更换以免临时出状况。信号线是否连接正确差异颇大，切记要使用高品质的视讯信号线，特别是在笔记型计算机与投影机或显示器之间的距离比较长的场合，那会使得信号衰减的清况降低。让线少一点，善用无线控制装置与激光笔，如此一来，你可以在演示文稿场合中自由行动，并且与观众互动，这比呆呆站在台前讲完整篇演讲好上许多。

精心制作演示文稿

如果你的演示文稿体积不小，那么建议将它储存一份至CD-R或CD-RW盘片上。如果想要有最快速的反应速度，试着将整个演示文稿存放至一片闪存(Flash Memory)卡上，速度将会快得让你想象不到。如果将演示文稿内容储存成HTML格式，那么就可以用任何一个Web浏览器来显示它。虽然这种方式少去许多制造小效果的多媒体特效，但整个演示文稿的体积将会大幅缩减，并且加载每一页演示文稿的时间会缩短许多。留下书眉，与其打印一份演示文稿副本给观众，还不如在一张纸中打印多页演示文稿内容，并且记得留下空白区域，好让观众写下心得。虽然投影机内建的空白画面有助于你执行控制演示文稿设定的动作不被看见，但这个画面也有转移观众注意力的危险。如果真的想使用此功能，先确定这个空白画面不会有奇奇怪怪的特效，并且最好以单纯的颜色显示。图形显示要小心，虽然Excel或Lotus 1-2-3所产生的图表比起文字报表来得好，但这些图表往往体积都大了一点，不妨试试Delta Graph这种能让资料更为醒目、但体积又不会变太大的工具。方便阅读最重要，务必确认你的演示文稿让台下观众阅读起来会感到舒适，如果离你的计算机显示屏一公尺左右依然能看清演示文稿内容，那么就没有太大的问题了。如果不行，那么请放大所使用的字体。

 文摘（2001.07)